E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak faturaların dijital ortamda oluşturulması, saklanması ve raporlanmasını sağlayan bir uygulamadır. Kağıt faturaların yerine geçen elektronik fatura türüdür.
E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. Basitçe söylemek gerekirse, e-arşiv, geleneksel kağıt faturaların yerini alan dijital bir fatura türüdür.
NEDEN E-ARŞİV?
Çevre Dostu: Kağıt tüketimini azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşım sağlar.
Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Kağıt işleme, kargolama ve arşivleme gibi işlemlerin ortadan kalkmasıyla zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
Daha Hızlı İşlemler: Elektronik ortamda gerçekleşen işlemler sayesinde faturalar daha hızlı bir şekilde oluşturulur, gönderilir ve işlenir.
Daha Güvenli: Elektronik ortamda saklanan faturaların kaybolma veya hasar görme riski düşüktür.
Daha Fazla Kontrol: E-arşiv sistemleri, faturaların takibi ve kontrolü için daha fazla imkan sunar.
E-ARŞİV VE E-FATURA ARASINDAKİ FARKLAR
E-arşiv ve e-fatura sıklıkla karıştırılan iki kavramdır. İkisi de elektronik fatura türleri olsa da bazı önemli farklılıkları vardır:
Alıcı: E-arşiv faturaları, e-fatura mükellefi olmayan her türlü alıcıya kesilebilirken, e-fatura sadece e-fatura mükellefi olan alıcılara kesilir.
İletim: E-arşiv faturaları, alıcıya elektronik ortamda veya kağıt ortamında iletilebilirken, e-fatura sadece elektronik ortamda iletilir.
GİB İletişimi: E-arşiv faturaları, GİB'e iletilmezken, e-fatura GİB sistemine entegredir.
Özellik E-Arşiv E-Fatura Alıcı Her türlü mükellef E-fatura mükellefi İletim Elektronik veya kağıt Sadece elektronik GİB İletişimi Hayır EvetE-ARŞİV SÜRECİ
Fatura Oluşturma: Fatura, ilgili yazılım veya platform üzerinden elektronik ortamda oluşturulur.
İletişim: Oluşturulan fatura, alıcıya elektronik posta veya entegre sistemler aracılığıyla iletilir.
Saklama: Fatura, hem gönderen hem de alan tarafından elektronik ortamda saklanır.
Raporlama: E-arşiv sistemleri, faturaların takibi ve raporlanması için çeşitli raporlar sunar.
E-ARŞİVİN AVANTAJLARI
Verimlilik: İş süreçlerinin hızlanması ve otomasyon sayesinde verimlilik artar.
Maliyet Azaltma: Kağıt, baskı, kargo gibi maliyetlerin azalmasıyla maliyet tasarrufu sağlar.
Hata Oranının Azalması: Elektronik ortamda yapılan işlemler sayesinde hata oranı düşer.
Çevreye Katkı: Kağıt tüketiminin azalmasıyla çevreye duyarlı bir yaklaşım benimsenir.
Uyumluluk: Vergi mevzuatına uygunluk sağlanır.